Sistema Informático de Gestão Documental – Estudo de Caso de uma Organização Ferroviária

Abstract

Este trabalho consiste na análise, formulação e proposta dos requisitos fundamentais para a implementação de um sistema de gestão documental de apoio à gestão e operações de um operador nacional de transporte ferroviário. Os processos de operação e produção desta organização dependem não só de um elevado volume de regulamentos e normas de segurança e controlo de qualidade, mas também de um contexto onde as exigências se relacionam com as múltiplas atividades de suporte à operação ferroviária, ou com a grande dispersão dos ativos e área de atuação. A base documental desses processos são múltiplos conteúdos de natureza técnica, ou com especificidades de contexto, cuja disponibilidade, rastreabilidade e agregação controladas, evidência ser de vital importância tendo em vista um ambiente de plena desmaterialização documental. Perante a dimensão e complexidade do problema, o autor do trabalho sentiu a necessidade de adotar uma metodologia que permitisse uma abordagem flexível da investigação. Dessa forma foi possível observar o contexto organizacional e compatibilizar os pressupostos presentes na literatura, no mercado de software e nos indicadores que resultaram do contacto com os peritos da organização. Com o envolvimento dos peritos com responsabilidades nas experiências anteriores de gestão documental na empresa, foi possível não só caracterizar os sistemas atualmente em operação, mas também recolher informação sobre as experiências passadas neste mesmo âmbito. Foi efetuada uma análise detalhada da organização, das implementações e sistemas legados, das expectativas e das necessidades dos stakeholders, relativamente a uma solução de gestão documental. Seguidamente foi elaborada uma lista de funcionalidades e requisitos, organizados por classes e apresentada aos peritos da empresa, que atribuíram a cada um dos mesmos um grau de relevância. No final, foram avaliados os resultados e foi feita uma reflexão critica sobre a relevância de determinados requisitos, ou classes de requisitos em função das sensibilidades técnicas e operacionais dos peritos.